Świadczenie urlopowe 2025: zasady, kalkulator i obowiązki pracodawców

Od 1 stycznia 2025 roku weszły w życie zmienione zasady wypłaty świadczenia urlopowego, które od teraz jest powiązane z przeciętnym wynagrodzeniem z drugiego półrocza 2024 roku. Zmiany te dotyczą przede wszystkim pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, którzy mają możliwość rezygnacji z tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) i wypłacania świadczenia urlopowego zamiast świadczeń z funduszu. Prawo do świadczenia uzyskują pracownicy, którzy w danym roku kalendarzowym wykorzystają co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego.

W artykule przedstawiamy szczegółowe zasady dotyczące świadczenia urlopowego obowiązujące od 2025 roku, praktyczne wskazówki dla kadrowych oraz narzędzia ułatwiające wyliczenie świadczenia. Omówimy również obowiązki informacyjne pracodawców oraz wyłączenia dotyczące osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych.

Nowe zasady świadczenia urlopowego obowiązujące od 2025 roku

Od początku 2025 roku wysokość świadczenia urlopowego jest ustalana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z drugiego półrocza 2024 roku, które wyniosło 7 262,39 zł. Oznacza to, że kwota świadczenia jest powiązana z aktualnym poziomem wynagrodzeń i corocznie będzie podlegać aktualizacji zgodnie z tym wskaźnikiem.

Prawo do świadczenia urlopowego mają pracownicy, którzy wykorzystają co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Istotne jest, że urlop ten może być podzielony na części, jednak jedna z nich musi trwać minimum 14 dni. To rozwiązanie ma na celu zachęcenie do korzystania z dłuższego wypoczynku.

Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia mniej niż 50 pracowników, przeliczonych na pełne etaty, mogą podjąć decyzję o rezygnacji z tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W takim przypadku mają prawo wypłacać świadczenie urlopowe zamiast świadczeń oferowanych z funduszu. Decyzję taką należy jednak odpowiednio zakomunikować pracownikom — informacja o nieutworzeniu ZFŚS musi zostać przekazana do końca stycznia każdego roku.

Świadczenie urlopowe nie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych — jest ono zarezerwowane dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jak podaje poradnikprzedsiebiorcy.pl, pracodawcy, którzy zdecydują się na nietworzenie ZFŚS, powinni niezwłocznie poinformować o tym swoich pracowników, co jest kluczowe z punktu widzenia transparentności i praw pracowniczych.

Praktyczne zasady i obowiązki kadrowych dotyczące świadczenia urlopowego

Podstawą do wyliczenia świadczenia urlopowego jest odpis podstawowy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W 2025 roku kwota ta została ustalona zgodnie z przeciętnym wynagrodzeniem z drugiego półrocza 2024 roku i wynosi 7 262,39 zł. To od tej kwoty zależy maksymalna wysokość świadczenia urlopowego, którą pracodawca może wypłacić pracownikowi.

Ważną kwestią dla działów kadrowych jest fakt, że wypłata świadczenia urlopowego nie stanowi podstawy do naliczenia składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), pod warunkiem że kwota świadczenia nie przekracza odpisu podstawowego. Składki na PPK nalicza się jedynie od nadwyżki świadczenia ponad tę kwotę. Jak podaje GOFIN.pl, jest to istotne dla prawidłowego rozliczania składek i unikania niepotrzebnych kosztów po stronie pracodawcy i pracownika.

Kadrowi powinni dokładnie dokumentować informacje dotyczące wypłaconych świadczeń urlopowych oraz stosować zasady wynikające z Kodeksu pracy i ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Prawidłowa dokumentacja jest niezbędna w razie kontroli oraz dla zapewnienia przejrzystości rozliczeń.

W 2025 roku pracownicy mają prawo do 13 dni urlopu wypoczynkowego, a urlop na żądanie może być wykorzystany do czterech dni w roku kalendarzowym. Warto jednak podkreślić, że wniosek o urlop na żądanie nie jest dla pracodawcy wiążący i może zostać odrzucony, co jest istotne przy planowaniu urlopów i świadczeń. Poradnikprzedsiebiorcy.pl wskazuje, że kadrowi powinni uwzględniać te zasady w codziennej praktyce, aby zapewnić zgodność z przepisami i sprawne funkcjonowanie działu personalnego.

Narzędzia i dodatkowe informacje ułatwiające wyliczenie świadczenia

Aby ułatwić pracownikom działów kadr oraz samym pracodawcom wyliczenie świadczenia urlopowego na 2025 rok, dostępne są proste kalkulatory online. Przykładowo, na portalach branżowych takich jak Poradnik Przedsiębiorcy po wpisaniu wysokości wynagrodzenia oraz liczby dni urlopu można szybko i precyzyjnie obliczyć kwotę świadczenia. Takie narzędzia znacznie upraszczają proces rozliczeń i minimalizują ryzyko błędów.

Wcześniejsze informacje z poradnikprzedsiebiorcy.pl podkreślały, że świadczenie urlopowe wynikające z Karty Nauczyciela jest corocznym świadczeniem, jednak w praktyce pojawia się wiele wyjątków i specyficznych sytuacji dotyczących jego realizacji. Znajomość tych niuansów jest ważna dla prawidłowego stosowania przepisów w różnych środowiskach pracy.

Ponadto, świadczenie urlopowe jest jednym z elementów tzw. „wakacji pod gruszą” — dopłat do urlopów finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Stanowią one formę wsparcia dla pracowników, szczególnie tych zatrudnionych w mniejszych firmach, pomagając im w pokryciu kosztów wypoczynku i poprawie warunków socjalnych.

Jak podaje portal poradnikpracownika.pl, świadczenie urlopowe wypłacane jest przede wszystkim przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników i stanowi alternatywę dla świadczeń oferowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. To rozwiązanie pozwala mniejszym firmom na elastyczniejsze zarządzanie świadczeniami socjalnymi, dostosowując je do swoich możliwości i potrzeb pracowników.

—

Nowe zasady dotyczące świadczenia urlopowego wprowadzają ważne zmiany, które mają ułatwić korzystanie z tego prawa i lepiej dostosować je do obecnych realiów. Warto, by zarówno pracodawcy, jak i pracownicy dokładnie poznali nowe regulacje, by nie przegapić swoich praw i obowiązków. W tym pomóc mogą dostępne online kalkulatory i poradniki, które znacznie ułatwiają orientację w temacie.